Зачем и кому это надо?
Зачем мне нужен аутсорсинг персонала? Чем он может быть мне полезен?
Нужен ли мне аутсорсинг персонала в принципе?
Если вы задаётесь этими или подобными вопросами касательно нехватки персонала, то здесь вы найдете ответы на них. Основное предназначение услуги аутсорсинга состоит в следующем:
- чтобы перекрыть и нивелировать увеличение сезонных, временных и пиковых потребностей в различных видах работ
- желание вывести нецелевые виды деятельности на аутсорсинг
- оптимизировать бизнес-процессы и сделать их экономически более эффективными
- повысить уровень сервиса предлагаемых вами услуг
Особенности аутсорсинга в отраслях подверженных сезонности.
Не секрет, что сезонности подвержена практически любая отрасль. Сезонные колебания могут достигать изменений в 200-300% и более. Основная проблема сезонных компаний заключается в том, что в низкий сезон расходы компании слишком высоки, чтобы обеспечивать прибыльность и стабильность предприятия. В то же время в период высокого спроса возникает риск и проблема нехватки квалифицированных кадров. Из-за этого компании теряют прибыль, определенный рынок, число клиентов, преимущество перед конкурентами. Ситуация на лицо довольно сложная. Причина вроде бы очевидна - существует необходимость по другому управлять человеческими ресурсами. Но как это сделать?
Российский работодатель по-разному решает вопрос с экономической эффективностью в условиях высокой сезонности, когда наблюдается недостаток работников, и в условиях снижения спроса, когда каждый лишний сотрудник = убыток. Кто-то закладывает все расходы в стоимость – что приводит к низкой конкурентоспособности по цене; иной пропорционально снижает уровень дохода сотрудникам, сокращает и потом вновь набирает персонал, отправляет в отпуск за свой счет и т.п. – что в итоге снижает лояльность персонала и репутацию компании со стороны потенциальных соискателей. Снижение затрат на собственный штат - цель и задача, которую преследует любой лидер и управленец в своей работе. Привлечение и аутсорсинг лучших специалистов с минимальными затратами - условия конкурентного рынка.
Аутсорсинг в данном случае оказывается эффективным и полезным инструментом, так как позволяет избежать подобных плачевных последствий. Фактически, таким компаниям, необходимо иметь столько персонала для выполнения своих работ, сколько необходимо в периоды низкого спроса, а при увеличении потребности всегда можно обратиться в агентство аутсорсинга для обеспечения удовлетворения возросших потребностей. В таком случае заказчик (фирма которой необходим заёмный труд) обращается в компанию по предоставлению услуг аутстаффинга и заказывает сотрудников определенной категории, например: строительный, разнорабочий, торговый, складской и иной рабочий персонал; водитель; грузчик.
К тому же лизинг, рекрутинг (подбор персонала) имеет дополнительные плюсы:
- Не надо заниматься поиском и ротацией персонала
- Бухгалтерия не ведет кадровое делопроизводство
- Снижаются затраты и освобождаются ресурсы необходимые на дополнительного HR менеджера, кадровика и бухгалтера (организация и аренда рабочего места, трудоустройство и оформление специалиста)
- Снимается лишняя головная боль у руководителя организации, что позволяет глубже заниматься основными бизнес-процессами, формирующими основную ценность вашего продукта или услуги
Ожидаемый связанный эффект и результат в данном случае будут:
- Возможность более гибкой конкуренции по цене
- Экономически более эффективное управление предприятием и более динамичное развитие фирмы
Привлечение персонала на пиковые часы.
К данной категории потенциальных заказчиков услуги аутсорсинга персонала относятся компании, у которых в течении дня или недели наблюдаются резкие ярко выраженные пиковые увеличения нагрузки на штатный трудовой коллектив. В указанный временной промежуток мы видим недостаток сотрудников на рабочих местах, что приводит к различной упущенной выгоде и не получение определённой доли прибыли.
В качестве примера, одной из наиболее характерных отраслей будет ритейл, а именно такие такие специалисты как работник торгового зала, разнорабочий, кассир и другой торговый и складской персонал. Высокая нагрузка здесь приходится на вечерние часы и выходные дни. Лишний штатный персонал содержать дорого, а попытки оптимизировать затраты методом сокращения числа специалистов имеют обратный эффект – возникает риск образования очередей на кассах, отсутствие товара в торговом зале и на полках магазина, а также масса недовольных клиентов в час пик.
В данном случае аутсорсинг может стать «палочкой выручалочкой», так как агентство по предоставлению персонала обеспечит вас необходимым количеством конкретных кадров под нужные задачи и с определенными функциями, на определенной территории в те дни и в то время, когда это действительно необходимо. Оказание подобных услуг для исполнителя явлется его основным ключевыми видом деятельности и поэтому рекрутинг, найм и подбор соответствующих специалистов для аутсорсингового агентства обходятся гораздо дешевле в отличие от прямого поиска соискателей заказчиком, а сам процесс, благодаря отработанной технологии, дает более хороший результат.
Предоставление персонала в указанном случае - отличный способ передачи определенных функций (обработка резюме, ведение кадрового делопроизводства, бухгалтерский учёт, проверка необходимой документации, расчет и выплата заработной платы, юридические аспекты на соответсвие и требование действующему законодательству Российской Федерации, расчет и уплата налогов) стороннему провайдеру-исполнителю.
Ожидаемыми эффектами от сотрудничества в данном случае будут являться:
- Довольные постоянные клиенты
- Реализация экономически эффективной деятельности
- Преимущество перед конкурентами
- Благодарные коллеги и лояльный персонал
- Полностью укомплектованный штат и отсутствие открытых вакансий
- Порядок в бухгалтерии - довольный бухгалтер
Аутсорсинг персонала - фокус на целевых бизнес-процессах.
Практика показывает, что как правило наилучший результат получают узкие специалисты, которые являются профессионалами в своей отрасли и имеют достаточно большой практический опыт. Основная причина такого феномена заключается в том, что изо дня в день эти люди отрабатывают свои навыки и повышают профессиональные компетенции, концентрируясь на результате и качестве выполняемой работы, и продоствляемой услуги. В процессе профессиональной деятельности они не отвлекаются на другие виды деятельности, независимо от того какая работа явлется их профессиональной сферой деятельности, даже если это физический труд или мыслительный процесс. У таких людей всегда порядок в голове и в работе, их квалификация, опыт и практика позволяют им предоставлять услуги высочайшего уровня и качества.
Схожая ситуация довольно часто возникает и в бизнесе. Управленцы понимают, что слишком много времени и сил тратят на вещи, которые никак на прямую на связаны с качеством производимого продукта или услуги. Обязанность любого лидера компании и руководителя - развитие компании и финансовая эффективность.
В условиях, когда законодательство определяет правила работы, трудовая и налоговая документация давит прессом ответственности, когда ошибка в оформлении бухгалтерских документов может дорого обойтись компании, первому лицу организации некогда думать о стратегическом развитии и планировании будущего своей фирмы. Тогда на помощь может прийти то, чему учат во всех бизнес-школах - делегируй часть функций и ответственность, в частности можно вывести на аутсорсинг такие бизнес-процессы как найм и ротация персонала, а также полное бухгалтерское и юридическое сопровождение функций по подбору, поиску, сопрождению, отчётности и предоставлению специалистов соответствующей квалификации.
В данном случае аутсорсинг позволяет не отвлекаться на такие процессы как найм, трудоустройство, оформление, ротация и сопровождение персонала; кадровое делопроизводство; расчет, начисление и выплата заработных плат; юридические аспекты, бухгалтерский учёт и нюансы кадровой работы. Все это уходит на контроль партнёру - компании аутсорсеру, а руководителю остается лишь думать и действовать в направлении как улучшить производство, повысить конкурентоспособности компании и заработать дополнительный рубль.
Выгода использования внешнего персонала.
Здесь стоит обратить внимание, что экономическая эффективность пользования услугой аутсорсинга рассматривается в трех ключевых аспектах.
Первое. Это прямая финансовая выгода за счёт экономии. Использование замного труда позволяет экономить на таких вещах как: аренда помещения, оргтехника, компьютеры, мебель, расходные материалы, заработная плата hr менеджеров, расходы на поиск персонала.
К тому же, управлять и осуществлять контроль небольшим штатом сотрудников, в отличие от огромного коллектива, гораздо проще.
Второе. Это не совсем прямая, но результирующая выгода, за счет увеличения продаж и повышения маржинальности продукта и услуг, в силу приложения целенаправленных действий и возможности уделять больше внимания и контроля своим основным бизнес-процессам.
Прозводство может сконцентрироваться на улучшении производственных процессов, сервисные компании могут задуматься над созданием персональных предложений своим клиентам и повышением качества предоставляемых услуг.
Третье. Преимущественно в аутсорсинговом агентстве Труженик работают узкоспециализированные профессионалы и агентство имеет бОльшую ресурсную базу в направлении поиска, привлечения и удержания персонала, что гарантирует вам бесперебойность выпуска продукции или оказания услуг и сводит к минимуму возможные потери и исключает возможность возникновения упущенной прибыли или выгоды.
Этот аспект можно описать одним словом - стабильность. Стабильность не только в смысле поиска персонала, но и с правовой точки зрения, а именно соблюдения трудового и налогового федерального законодательства и законов. Наши партнёры могут не беспокоиться о проверке со стороны проверяющих органов. С документацией все будет в порядке.
Как это работает?
Если исходя из вышеизложенного вы поняли, что пришло время передать на аутсорсинг все что связано с поиском, наймом персонала и освободить ресурсы для движения вперед, то давайте рассмотрим что для этого необходимо сделать.
Первым делом необходимо определиться со сторонней компанией исполнителем, которой будет осуществленна передача данных функций, и которая будет предоставлять заёмных сотрудников. Стоит обратить внимание, что для некоторых видов деятельности, в соответсвии с законом, у провайдера должна быть получена аккредитация. Также компания должна обладать определенным опытом, знаниями и ключевыми компетенциями по работе с той категорией сотрудников, которые нужны именно вам.
Далее, необходимо предоставить вводную информацию и сформировать запрос. Желательно подробно описать свои требования, пожелания и ресурсные возможности, т.е. описать какая это вакансия, тип занятости (постоянный / временный), график, возможность организации питания, территория оказания услуг, необходимая / желаемая отчетность для заказчика.
В ответ агентство предоставит рассчет стоимости предоставления кадров, где база будет рассчитана исходя из стоимости рубль / час, а также перечень работ включенных в данную цену.
Если заказчика все устраивает, то между компаниями заключается договор и начинается работа.
Немного статистики.
Обратите внимание, что в Европе и США аутсорсинг бизнес-процессов используют более половины компаний, в то время как в России этот показатель чуть более 20%.
На сегодняшний день картинка аутсорсинга бизнес-процессов в сфере HR в Российской Федерации выглядит следующим образом.
1. В первую очередь, внешнему провайдеру передаются следующие функции:
- Найм, ротацию персонала доверяют сторонним компаниям аутсорсерам около 52% заказчиков
- Реализацию программ обучения и развития собственных сотрудников передают чуть более половины
- Проведение оценки персонала компании силами аутсорсинговых агентств осуществляют 44%
- Кадровое делопроизвоство и управление документооборотом связанным с кадрами передают на внешнее управление около 39% компаний
- Расчет заработной платы и бухглалтерское сопровождение по всем вопросом связанным с выплатами как сотрудникам так и с выплатами в бюджетные организации отдают внешним специалистами 37% организаций
2. Соотношение лиц принимающих решение в отношении использования аутсорсинга выглядит так:
- Основной пул лиц заинтересованных во внешнем управлении некоторыми функциями работы с персоналом составляют HR директора - 38%
- На втором месте находятся генеральные директора, как реализаторы основной стратегии компании - 25%
- На третьем месте раположились люди отвечающие за экономическую эффективность и финансовую стабильность организации, финансовые директора - 16%
- Руководители смежных и иных служб оказались заинтересованы в аутсорсинге на 14%
- Замыкают список IT директора - 7%
Подводя итог, можно с уверенностью сказать, что аутсорсинг персонала - это отличное решение для оптимизации расходов и бизнес-процессов!